Klachtenregeling
Inleiding
We werken continue aan de kwaliteit van onze dienstverlening, hetgeen zijn weerslag vindt in tevreden relaties. Echter waar gewerkt wordt, worden helaas fouten gemaakt en kunnen misverstanden optreden. Indien u klachten heeft over de werkwijze van onze medewerkers, over onze dienstverlening of wat voor aspect van onze organisatie dan ook, dan nodigen wij u nadrukkelijk uit om ons dat zo snel mogelijk te laten weten. Uw klachten nemen wij serieus in voorkomend geval.
Telefonisch oplossen klacht
Vaak worden klachten tijdens een goed gesprek opgelost; wij verzoeken u vooraf contact op te nemen voor overleg of voor het maken van een afspraak. Als de klacht een bepaalde persoon betreft, heeft het de voorkeur dat u eerst probeert om met de betreffende persoon tot een oplossing te komen. Lukt dit niet of heeft u redenen om dit niet te willen, dan kunt u contact opnemen met de heer W.J. van Houtert.
Formele klachtenprocedure
Wordt uw probleem met een gesprek niet opgelost of leent de soort klacht zich niet voor een gesprek, dan kunt u de klacht formeel schriftelijk indienen. Het schriftelijk indienen van de klacht kan via een klachtenformulier 
. U kunt het ingevulde formulier verzenden ter attentie van de heer W.J. van Houtert.
U kunt de klacht ook telefonisch doorgeven aan een van onze medewerkers. Vermeld daarbij nadrukkelijk dat u de klacht wil laten afhandelen via de klachtenprocedure. De medewerker zal dan het klachtenformulier tijdens het telefoongesprek invullen; u ontvangt dit formulier in tweevoud en we verzoeken u één exemplaar ondertekend aan ons kantooradres te zenden.
Verloop procedure
De gang van zaken is daarna als volgt: W.J. van Houtert zal uw klacht zo spoedig mogelijk behandelen en met u en overige betrokkenen overleggen om tot een bevredigende oplossing te komen. Lukt het hem niet om binnen enkele dagen inhoudelijk te reageren, dan zal hij in ieder geval binnen enkele dagen de ontvangst van uw klacht bevestigen. In de meeste gevallen zal hij ook contact met u opnemen om te overleggen over de verdere stappen. Ook kunt u om een nadere toelichting of verdere informatie worden gevraagd. Doelstelling is om uw klacht in ieder geval binnen drie weken af te handelen. Mocht dit uitlopen, dan wordt u over de reden daarvan geïnformeerd en ook verder op de hoogte gehouden van de voortgang van de procedure. Uiteraard ontvangt u na afronding een schriftelijke bevestiging van de uitkomst van de procedure.
Overige aspecten klachtenregeling
Mede in verband met beroepsreglementering, zullen alle aspecten van de afhandeling van uw klacht worden vastgelegd. Uiteraard zal zorgvuldig en vertrouwelijk met de informatie worden omgegaan. In bepaalde situaties kan het noodzakelijk zijn om extern advies in te winnen bij professionele onafhankelijke instanties. Met het indienen van uw formele klacht wordt u daarom toestemming gevraagd om relevante stukken ter beschikking te stellen aan die eventueel deskundigen. Zoals bij ons gebruikelijk is, vragen wij hen voor geheimhouding te tekenen.
Tuchtrecht
Indien de klacht niet zuiver betrekking heeft op ontevredenheid over de medewerker(s) of de kwaliteit van dienstverlening van Van Houtert Thomassen & Partners Accountants & Belastingadviseurs, doch raakt aan beroepsregels voor registeraccountants of accountants-administratieconsulenten, is het u te allen tijde toegestaan hierover een bezwaar in te dienen bij de beroepsorganisaties voor registeraccountants of accountants-administratieconsulenten.
